Datenschutzerklärung

Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des Webdienstes WEG-Guru (nachfolgend „Dienst“ oder „Anwendung“) sowie über Ihre Rechte nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Dr. Robin Seggelmann
Veitstr. 7
70378 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: weg-guru@solenet.de

Weitere Angaben entnehmen Sie dem Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Bestellung ist nur erforderlich, soweit die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG vorliegen. Für datenschutzrechtliche Anliegen wenden Sie sich bitte an die vorstehende Kontaktadresse.

2. Begriffe

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). „Verarbeitung“ meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

3. Gegenstand und Zweck des Dienstes

WEG-Guru ist eine passwortgeschützte Webanwendung zur Unterstützung der buchhalterischen und abrechnungstechnischen Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs), insbesondere für selbstverwaltete Gemeinschaften. Hierzu gehören insbesondere die Erfassung von Ausgaben und Belegen, die Führung von Konten und Hausgeldvorschüssen, die Erfassung von Zählerständen sowie die Erstellung einer Jahresabrechnung (einschließlich PDF-Ausgabe).

Ein öffentliches Selbstregistrierungsverfahren ist nicht vorgesehen. Nutzerkonten werden durch den Betreiber bzw. durch eingeladene Verwalterzugänge eingerichtet.

4. Rollen bei der Datenverarbeitung

Soweit Sie den Dienst als Verwalter-Nutzer mit eigenem Login nutzen, verarbeiten wir Ihre Zugangs- und Nutzungsdaten als Verantwortlicher, um Ihnen den Dienst bereitzustellen.

Soweit im Rahmen der WEG-Verwaltung Daten von Eigentümern und sonstigen betroffenen Dritten (z. B. Namen, Anschriften, Anteile, Verbrauchswerte, Zahlungs- und Abrechnungsdaten der Gemeinschaft) in die Anwendung eingegeben werden, erfolgt dies durch den jeweiligen Verwalter bzw. die WEG im Rahmen ihrer gesetzlichen und vertraglichen Aufgaben. Der Betreiber der Anwendung stellt die technische Infrastruktur bereit. Die inhaltliche Rechtmäßigkeit der Erhebung und der Information der Betroffenen über die Gemeinschaftsabrechnung obliegt der WEG bzw. dem Verwalter, soweit sie über die bloße technische Bereitstellung hinausgeht.

Wird der Dienst Dritten als gehostetes Angebot zur Verfügung gestellt, kann der Betreiber je nach vertraglicher Ausgestaltung Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO der WEG bzw. des Verwalters sein. In diesem Fall wird die Verarbeitung gesondert in einem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

5. Kategorien verarbeiteter Daten

5.1 Bestands- und Zugangsdaten der Nutzer

Bei Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse,
• Passwort in gehashter Form (kein Klartextspeicher),
• Angaben zur Mitgliedschaft in einer WEG (Rolle, Aktivstatus, Annahmezeitpunkt),
• bei Einladungen: Einladungstoken, Status und zugehörige Kontaktdaten,
• Profiländerungen (Name, E-Mail, Passwort).

5.2 Fach- und Abrechnungsdaten der WEG

Zur Erbringung der Abrechnungsfunktionen können insbesondere verarbeitet werden:

• Stammdaten der Gemeinschaft (Bezeichnung, Anschrift),
• Einheiten (Bezeichnung, Miteigentumsanteile, Wohnfläche und vergleichbare Merkmale),
• Eigentümerstammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten – soweit erfasst),
• Buchungen und Kontenbewegungen (Beträge, Buchungstexte, Kostenarten, Leistungszeiträume, Herkunftskennzeichen, z. B. Hausgeld),
• Hausgeldpläne, Sonderumlagen und Bewegungen der Erhaltungsrücklage,
• Zähler, Zählerstände sowie Heiz- und Wasserabrechnungsperioden,
• Jahresabrechnungsstände einschließlich eingefrorener Snapshots,
• Angaben zu steuerrelevanten Aufwendungen im Sinne des § 35a EStG, soweit vom Nutzer erfasst (z. B. auszuweisende Arbeitskosten).

5.3 Belege und Dateiuploads

Nutzer können Rechnungsbelege und Scans (PDF/Bilddateien) hochladen. Gespeichert werden die Datei sowie Metadaten (u. a. Originaldateiname, Dateityp, Zuordnung zur Buchung) auf dem nicht öffentlich zugänglichen Dateispeicher der Instanz. Der Abruf erfolgt nur für authentifizierte und berechtigte Nutzer.

Stellt die Anwendung eine clientseitige Scan-Funktion (Kamerazugriff im Browser) bereit, erfolgt die Bildverarbeitung zunächst im Endgerät des Nutzers. Eine Speicherung beim Verantwortlichen findet erst mit dem Upload als Beleg statt. Die Erteilung der Kameraberechtigung steuert das Betriebssystem bzw. der Browser des Nutzers.

5.4 Protokoll- und technische Nutzungsdaten

Beim Aufruf der Website und bei der Nutzung der Anwendung fallen technisch erforderliche Daten an bzw. können in Server- und Anwendungsprotokollen enthalten sein, insbesondere:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• aufgerufene URL bzw. Aktion,
• Browsertyp und Betriebssystem (sofern vom Client übermittelt),
• Statuscodes und Fehlermeldungen.

5.5 Kommunikationsdaten

Soweit ein E-Mail-Versand eingerichtet ist (z. B. Einladungsnachrichten), werden Empfängeradresse, Zeitpunkt und Inhalt der Nachricht an den eingesetzten Übermittlungsdienst (SMTP-/Hosting-Dienst) übergeben. Ist kein Mailversand konfiguriert, entfällt diese Verarbeitung.

5.6 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Eine gezielte Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ist nicht beabsichtigt und für den Betrieb des Dienstes nicht erforderlich. Nutzer werden gebeten, derartige Daten nicht in Freitextfeldern oder Belegen abzulegen, soweit dies vermeidbar ist.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO (ggf. i. V. m. spezielleren Vorschriften) vorliegt:

6.1 Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von Zugangs-, Mitgliedschafts- und Fachdaten ist erforderlich, um den Nutzungsvertrag über den Dienst zu erfüllen bzw. vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage durchzuführen, insbesondere: Authentifizierung, Bereitstellung der Abrechnungsfunktionen, Speicherung der vom Nutzer eingegebenen WEG-Daten, Erzeugung von Abrechnungen und PDFs, Verwaltung von Einladungen.

6.2 Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Soweit den Verantwortlichen oder – im Verhältnis der WEG – den Nutzern gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Auskunftspflichten treffen, kann die Speicherung und Bereithaltung von Unterlagen auf dieser Grundlage beruhen. Für handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen können je nach Dokument und Rolle Fristen von bis zu zehn Jahren einschlägig sein (vgl. insbesondere § 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch). Die konkrete Pflicht trifft in der Regel die WEG bzw. den zur Buchführung Verpflichteten; der Dienst unterstützt die Dokumentation technisch.

6.3 Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen, insbesondere:

• Gewährleistung von IT-Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit des Dienstes,
• Abwehr von Missbrauch, Angriffen und unberechtigtem Zugriff,
• Session- und CSRF-Schutz,
• Fehleranalyse und Betriebssicherheit (Protokolle),
• Durchsetzung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten.

Bei der Abwägung haben wir Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten berücksichtigt. Soweit Sie Widerspruch erheben (Art. 21 DSGVO), prüfen wir dies im Einzelfall.

6.4 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit wir eine Verarbeitung auf eine Einwilligung stützen, holen wir diese gesondert und zweckbezogen ein. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Für die Kernfunktionen des Dienstes ist eine Einwilligung derzeit nicht erforderlich.

7. Cookies und Speicherung von Informationen im Endgerät (§ 25 TDDDG)

Nach § 25 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG, vormals TTDSG) ist die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen nur zulässig, wenn der Endnutzer eingewilligt hat oder die Speicherung bzw. der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit der von ihm ausdrücklich gewünschte Telemediendienst zur Verfügung gestellt werden kann.

7.1 Unbedingt erforderliche Cookies / Speicherung

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Mechanismen ein, die für den Betrieb der Anwendung unerlässlich sind:

• Sitzungs-Cookie (Session) – Zuordnung der angemeldeten Sitzung, Authentifizierung und Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF). Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder lit. f DSGVO; Speicherung im Endgerät: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
• Optional „Angemeldet bleiben“ verlängert die Sitzungszuordnung im Rahmen der konfigurierten Session-Laufzeit, soweit Sie diese Funktion wählen.

Ohne diese Mechanismen ist ein sicherer Login und die Nutzung der geschützten Bereiche nicht möglich. Ein Cookie-Banner für optionale Tracking- oder Marketing-Cookies wird derzeit nicht eingesetzt, weil derartige Technologien nicht verwendet werden.

7.2 Lokale Speicherung im Browser (localStorage)

Die Anwendung kann die Anzeigepräferenz Hell/Dunkel-Modus im localStorage Ihres Browsers ablegen. Diese Information verbleibt in Ihrem Endgerät und wird von der Anwendung nicht zu Tracking-Zwecken an den Server übermittelt. Die Speicherung dient ausschließlich der Darstellung und ist für die gewünschte Nutzungsfunktion erforderlich bzw. erfolgt auf Ihre Veranlassung durch Nutzung der Theme-Umschaltung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können die Daten jederzeit über die Browserfunktionen löschen.

8. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies erforderlich ist:

• Hosting- und Infrastrukturdienstleister ([Hosting-Anbieter] ; Standort: Deutschland), soweit diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig werden und weisungsgebunden handeln;
• E-Mail- bzw. SMTP-Dienstleister, soweit ein Nachrichtenversand eingerichtet ist;
• Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder behördliche/gerichtliche Anordnung besteht;
• Berater (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater), soweit zur Rechtsverfolgung oder -verteidigung erforderlich und rechtlich zulässig.

Eine Übermittlung an Werbenetzwerke, Adresshändler oder vergleichbare Dritte zu Marketingzwecken findet nicht statt.

9. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung soll in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum erfolgen. Eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb des EWR findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO) oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO greift. Werden Dienste mit Sitz außerhalb des EWR eingesetzt, ist dies bei der jeweiligen Konfiguration zu berücksichtigen und abzusichern.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen gilt insbesondere:

• Benutzerkonten und Mitgliedschaften: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses; nach Löschung des Kontos bzw. Beendigung der Mitgliedschaft, sofern keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe einer sofortigen Löschung entgegenstehen;
• Sitzungsdaten: bis zum Ablauf der Session (konfigurierte Lebensdauer, standardmäßig im Bereich weniger Stunden, sofern nicht „Angemeldet bleiben“ gewählt wird) oder bis zur Abmeldung;
• Einladungen: bis zur Annahme, zum Ablauf des Tokens oder zur Löschung/Widerruf;
• Fach-, Buchungs- und Belegdaten: während der aktiven Nutzung der Instanz; nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses unter Berücksichtigung etwaiger Aufbewahrungspflichten der WEG (häufig bis zu zehn Jahre für buchführungs- und steuerrelevante Unterlagen). Eine vorzeitige vollständige Löschung kann gesetzlichen Pflichten widersprechen;
• Protokolle: nur so lange, wie für Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich (typischerweise kurzfristig, abhängig von Hosting- und Betriebskonfiguration);
• localStorage (Theme): bis zur Löschung durch den Nutzer im Browser.

11. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Hierzu gehören insbesondere:

• Transportverschlüsselung (TLS) im Produktivbetrieb,
• Hashing von Passwörtern,
• Session-Regeneration bei Anmeldung,
• CSRF-Schutz,
• Zugriffskontrolle und Zuordnung zu WEG-Mitgliedschaften,
• nicht öffentlicher Speicher und authentifizierte Auslieferung von Belegen,
• Validierung von Uploads (u. a. Typ und Größe).

Ein absoluter Schutz kann nicht gewährleistet werden. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren wir die Aufsichtsbehörde und ggf. die Betroffenen nach Maßgabe der Art. 33 und 34 DSGVO.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung von Zugangsdaten (insbesondere E-Mail und Passwort) ist für die Nutzung des geschützten Bereichs erforderlich. Ohne diese Daten kann ein Vertrag über die Nutzung des Dienstes nicht erfüllt werden. Die Eingabe von Fach- und Abrechnungsdaten ist erforderlich, soweit Sie die entsprechenden Funktionen nutzen wollen; ohne sie können Jahresabrechnung und verwandte Auswertungen nicht erzeugt werden.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Berechnungen der Anwendung (z. B. Kostenverteilung nach Verteilerschlüsseln) dienen der nachvollziehbaren Abrechnung und ersetzen keine hoheitliche oder richterliche Entscheidung.

14. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen – vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte zu:

• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG);
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG), soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannte Gründe entgegenstehen;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO) – siehe nachfolgend;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Wir können zur Identitätsprüfung geeignete Nachweise verlangen.

14.1 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

14.2 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). In Deutschland sind die Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder zuständig. Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnsitz bzw. am Sitz des Verantwortlichen (Die für Ihren Wohn- bzw. Firmensitz zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde). Eine Übersicht findet sich u. a. bei der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

15. Minderjährige

Der Dienst richtet sich an volljährige Verwalter und Eigentümer im Kontext der WEG-Verwaltung und nicht an Kinder. Eine wissentliche Erhebung personenbezogener Daten Minderjähriger ist nicht beabsichtigt.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den oben genannten Stand. Wir behalten uns vor, sie anzupassen, wenn sich die Datenverarbeitung, die Funktionalität des Dienstes oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

17. Impressum

Pflichtangaben zum Diensteanbieter: Impressum.